Condicions d'ús

El correu Outlook permet accedir al correu des de qualsevol dispositiu (PC, portàtil, tauleta o mòbil), amb la màxima eficiència i amb les millors funcionalitats del mercat. A més, la plataforma O365 disposa d'altres aplicacions molt interessants, com són OneDrive (sistema per emmagatzemar i compartir fitxers), Calendari (sistema d'agenda), Teams (sistema de videoconferència). A més, aquestes aplicacions interactuen perfectament per aconseguir una experiència d'usuari molt millor.

En el moment que una persona es vincula amb el CPNL se li dona identitat digital que comporta la creació de la bústia, la federació de la identitat digital CPNL amb la de Microsoft i l'accés a la Suite d'O365 de Microsoft.

Objecte

Aquesta normativa s'aplica als estudiants del CPNL:

• L'espai d'adreces de correu

• La gestió del servei de correu i les seves bústies

• Té diversos objectius:

• Simplificar l'espai d'adreces de correu i compatibilitzar-lo amb la identitat digital

• Potenciar les bústies personals, que s'han de veure com un instrument laboral, i disminuir l'ús de bústies no personals, que s'han de reduir al mínim imprescindible.

• Simplificar la gestió tècnica de l'espai d'adreces.

• Fomentar les polítiques de baixa per tal d'evitar el creixement desmesurat de l'espai d'adreces.

• Fomentar l'ús de les bústies de correu per allò que estan pensades i desincentivar el seu ús com a «arxivador general».

Instruccions generals d'ús del correu electrònic

L'adreça de correu i la bústia és única i personal. La persona amb adreça de correu del CPNL i bústia han de fer un bon ús del correu electrònic i la resta de mitjans. Amb aquest objectiu, ha de complir aquesta normativa. Cada persona que tingui un compte de correu del CPNL assignat és la responsable dels recursos que tingui assignats i de totes les accions que es duguin a terme en la seva utilització. Tot i que es permet un ús personal del correu, aquest és un mitjà informàtic que es facilita als usuaris per a ús i finalitats lligades a les activitats de docència, de recerca, de transferència de tecnologia o de gestió.

Els usuaris del correu electrònic es comprometen a:

1. No revelar la contrasenya del correu a ningú, en cas de dubtes de la validesa de la contrasenya, fer un canvi de contrasenya.

2. Respectar aquesta normativa i fer un bon ús de l'adreça de correu i de la bústia.

3. Utilitzar el correu del CPNL per a ús i finalitats lligades a les activitats d'educació.

4. Bloquejar l'accés al compte de correu en cas d'absentar-se del lloc d'ús d'aquest.

5. No enviar, reenviar o respondre missatges de correu que continguin dades sensibles, sense l'autorització del responsable.

6. Avisar al CPNL a través del formulari de la web de les possibles fallades de funcionament del correu CPNL.

7. Xifrar els missatges de correu electrònic quan continguin:

   1. Dades d'ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial, salut o vida sexual.

   2. Dades obtingudes amb fins policials sense el consentiment de les persones afectades.

   3. Dades derivades d'actes de violència de gènere.

   4. Altres dades que hagin d'estar protegides.

El correu electrònic no podrà ser controlat pel CPNL.

Altres normes de bon ús del correu electrònic

1. Emprar l'opció de còpia oculta (CCO), quan s'enviï un missatge a més d'una persona destinatària que no formi part del CPNL.

2. Utilitzar l'opció de reenviar només en els casos en què la persona destinatària pugui accedir tant a l'emissor del missatge, com el seu contingut, i tota la informació de la cadena de correus que en formen part.

3. Eliminar el peu de signatura, si s'envia un missatge privat des del correu professional.

4. Revisar les adreces dels destinataris, abans d'enviar el missatge.

5. Valorar la utilització de l'opció de còpia oculta, per enviar un correu electrònic a múltiples destinataris.

6. Per no difondre de forma injustificada adreces de correu de tercers quan es reenvia un correu electrònic, eliminar les adreces dels anteriors destinataris.

7. Identificar clarament i concisa l'assumpte.

8. No incloure dades personals a l'assumpte.

9. Evitar paraules o expressions que puguin activar els programes antiinundació (antispam).

10. Revisar la possibilitat de revelar el contingut del missatge abans d'enviar-lo.

11. Emprar el peu de signatura automàtic dels missatges de correu electrònic, d'acord amb el model corporatiu establert, que inclou la clàusula de confidencialitat. Quan es tracti de missatges amb finalitats personals, cal suprimir el peu de la signatura.

12. Organitzar els missatges enviats i rebuts en carpetes. Mantenir la safata d'entrada actualitzada.

13. Revisar la possibilitat de revelar el contingut dels arxius adjunts abans d'enviar-los.

14. Evitar enviar arxius, enviar enllaços a repositoris on hi ha els arxius.

Compliment de la normativa de Seguretat TIC i Protecció de Dades

El servei d'identificació d'O365 del CPNL utilitza dades personals subjectes al compliment del RGPD, la LOPDGDD, i l'ENS. Les dades personals són tractades i incloses en els tractaments del CPNL per dur a terme una gestió correcta.

Els usuaris poden exercir, en qualsevol moment, els drets d'accés, rectificació, de les seves dades recopilades i arxivades. L'exercici d'aquests drets s'ha d'efectuar mitjançant una comunicació escrita dirigida al delegat de protecció de dades del CPNL a l'adreça dpd@cpnl.cat.

NOTA: A part del que s'ha exposat en aquesta normativa cal seguir la resta d'indicacions establertes en: web del CPNL Protecció de Dades, Protecció de dades dels alumnes, Normativa de l'alumne i les condicions d'ús recollides en l'avís legal de la web del CPNL.

Conseqüències de l'incompliment d'aquestes normes d'ús del correu electrònic

L'incompliment dels compromisos per part del propietari d'una bústia o adreça pot implicar la cancel·lació immediata de la bústia o adreça.

Entre d'altres, es consideren actuacions incorrectes:

• Les que vulneren les normes de seguretat del CPNL, la RGPD i les bones pràctiques

• L'ús d'adreces temporal amb finalitats diferents de les descrites

• L'ús d'adreces tècniques per a finalitats diferents de les descrites